Офис как информационная система
Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.
В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:
- современных технологий работы с документами;
- средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;
- текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;
- систем электронной транспортировки;
- доступа к справочной информации через базы данных и др.
- обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
- владельцев систем сбора и обработки информации и участников процессов обработки и передачи информации и т. д.
- своевременного доступа (за приемлемое для них время) к необходимой информации;
- конфиденциальности (сохранения в тайне) определенной части информации;
- достоверности (полноты, точности, адекватности, целостности) информации;
- защиты от навязывания ложной (недостоверной, искаженной) информации, т. е. от дезинформации;
- защиты части информации от незаконного ее тиражирования (защита авторских прав, прав собственника информации и т. п.);
- разграничения законных прав (интересов) других субъектов информационных отношений и установленных правил обращения с информацией;
- контроля и управления процессами обработки и передачи информации.
- доступность информации, т. е. свойство системы (среды, средств и технологий ее обработки), в которой циркулирует информация, характеризующаяся способностью обеспечивать своевременный беспрепятственный доступ субъектов к интересующим их данным и готовностью соответствующих автоматизированных служб к выполнению поступающих от субъектов запросов;
- целостность информации, т. е. свойство информации, заключающееся в ее существовании в неискаженном виде (неизменном по отношению к некоторому фиксированному состоянию). Точнее говоря, субъектов интересует обеспечение более широкого свойства — достоверности информации, которое складывается из адекватности (полноты и точности) отображения состояния предметной области и целостности информации, т. е. ее неискаженности;
- конфиденциальность информации - субъективно определяемая (предписываемая) характеристика (свойство) информации, указывающая на необходимость введения ограничений на круг субъектов, которые имеют доступ к данной информации, и обеспечиваемая способностью системы (среды) сохранять указанную информацию в тайне от субъектов, не имеющих полномочий на доступ к ней. Объективные предпосылки подобного ограничения доступности информации для одних субъектов заключены в необходимости защиты законных интересов других субъектов информационных отношений.
Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации. Поскольку при автоматизации происходит перераспределение труда из областей деятельности, требующих более низкой квалификации в области, требующие более высокой квалификации, только наработка огромного технологического потенциала создает предпосылки для абсолютного роста производительности труда.
К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:
Для успешного осуществления деятельности по управлению объектами некоторой предметной области субъекты информационных отношений могут быть заинтересованы в обеспечении:
Будучи заинтересованными в обеспечении хотя бы одного из вышеназванных требований субъект информационных отношений является уязвимым, т. е. потенциально подверженным нанесению ему ущерба (прямого или косвенного, материального или морального) посредством воздействия на критичную для него информацию и ее носители либо посредством неправомерного использования такой информации. Поэтому все субъекты информационных отношений заинтересованы в обеспечении своей информационной безопасности (конечно, в различной степени в зависимости от величины ущерба, который им может быть нанесен).
Известно следующее разделение информации по уровню важности:
1) жизненно важная, незаменимая информация, наличие которой необходимо для функционирования организации;
2) важная информация — информация, которая может быть заменена или восстановлена, но процесс восстановления очень труден и связан с большими затратами;
3) полезная информация — информация, которую трудно восстановить, однако организация может функционировать и без нее;
4) несущественная информация — информация, которая больше не нужна организации.
Для удовлетворения законных прав и перечисленных выше интересов субъектов (обеспечение их информационной безопасности) необходимо постоянно поддерживать следующие свойства информации и систем ее обработки:
